La guía de actitud para hacer uso del correo electrónico de una manera más inteligente y productiva:
1. CONFIRME SIEMPRE LA RECEPCIÓN: asegúrese de contestar antes de 24 horas, aunque sea tan sólo para decir que ahora está ocupado y que contestará más adelante.
2. NO REHUYA EL ASUNTO: si no puede dar una respuesta satisfactoria inmediata, avise al remitente. No se ponga en la vergonzosa situación de tener que fingir no haber recibido un correo sólo porque no le prestó atención en su momento.
3. NO DE NADA POR SENTADO, LLAME: si su correo es urgente, avise de su envío mediante una llamada para hablar del tema, aclarar lo que se necesita hacer y fijar un plazo realista.
4. VAYA AL GRANO: decida por adelantado qué quiere decir exactamente y limite el número de elementos al mínimo posible. Cuanto más largo sea su mensaje, menos probabilidades hay de que lo lean.
5. PREGÚNTESE SI NECESITAN ESTAR TODOS COPIADOS: si tiene que enviar un correo a una lista de personas, incluya sólo a aquéllas a las que afecte directamente el asunto. Para acelerar las respuestas, escriba directamente a cada individuo afectado.
6. EN FORMALIDAD, PEQUE POR EXCESO: escribir un correo no debe ser excusa para saltarse la función “Revisión ortográfica” ni para usar un lenguaje taquigráfico o de la calle. Mantenga el respeto mutuo y escriba sus correos como si escribiera una carta. Compruebe siempre los errores antes de enviar el mensaje.
7. EVITE LOS JUICIOS PRECIPITADOS: algunos correos pueden resultar ofensivos a primera vista; pero al observarlos más detenidamente vemos que simplemente están mal escritos o con prisa. No responda nunca cuando esté enfadado o emocionalmente herido; no olvide que el correo se queda archivado y que su respuesta ofensiva o desconsiderada puede tener consecuencias.
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