Buenas prácticas para redactar un mail profesional

Los correos electrónicos son un arma de información en las oficinas. De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computación Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa envía alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral.

El “correo electrónico es una carta, que no tardará dos meses en llegar, pero sí necesita una estructura y desarrollo adecuado”. Pero, ¿cuál es la forma correcta de escribir un mail profesional?

Existe un manual de buenas recomendaciones para mejorar la redacción de cada correo:
¦Preste atención al título
Es una recomendación de todo experto, y es que el subject o título es el que garantiza que lo lean, le archiven o le excluyan. Debe simplificar el objetivo del mail, y debe ser específico y corto. Asimismo se recomienda utilizar la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de importancia, siempre y cuando la situación lo amerite.

¦ El saludo debe ser atemporal
Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo ser atemporal, esto ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha enviado. Se recomienda emplear saludos como: “Querido…”, “Estimado…”, “Buen día…”, entre otros.

¦El cuerpo del mail
Evite hacer escritos inmensos cuando se dirija a directivos o gerentes, quienes reciben más de 300 correos al día. Es importante que simplificar información para quienes necesitan manejarse de una manera ágil y dinámica. La extensión adecuada de un mail no debe rebasar los tres párrafos.

¦Necesita una despedida
Aunque crea que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida. Los expertos aseguran que demuestra profesionalismo. Basta con un: “Que tengas un buen día”, “Saludos cordiales”, “Agradeciendo su atención” o “Saludos”.

¦Utilice firmas personalizadas
Esto le facilitará el trabajo y le ahorrará tiempo, así como dar presentación y cuerpo al mail. Asegúrese de utilizar las opciones de firmas personalizadas. Todo servicio de mensajería vía mail tiene esta opción.

¦Cuide su ortografía
Cualquier profesional debe tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensajes de texto o estatus en redes sociales. Asegúrese de cuidar también la redacción, para que se interprete correctamente el mensaje que está dando.

¦Elimine las conversaciones anteriores
Cuando contestamos de manera rápida cometemos el error de no revisar los mails completos. Sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario. Se recomienda dejar las últimas dos, así sabrá el destinatario de qué trata, en caso de que se pierda un poco.

¦CC y CCO
Ponga mucha atención a estas opciones y asegúrese de enviar la información a la persona adecuada. Recuerda que los correos le permiten llenar de manera automática si ya se tiene grabada la dirección. Evite incomodar a otras personas con información que no les corresponde. También cuide que su información no se difunda entre personas que no les corresponda.

¦Conteste de manera casi inmediata
Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los mails, sin embargo, también recomiendan que las respuestas se den en no más de 24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que le reenvíen la información o se genere incertidumbre. Si no hay tiempo para hacerlo, con un “Ok” es suficiente. También puede utilizar: “Enterado” o “Recibido”.

¦Si es urgente, confirme su llegada con una llamada.
Hay ocasiones en que las respuestas no pueden esperar más de minutos. Cuando la información sea muy importante se recomienda realizar una llamada después de enviarlo, así sabrá si llegó adecuadamente y también alertará a la persona de que la información es importante y urgente.

¦Aprenda a utilizar su correo
Lo más importante es conocer todas las herramientas con las que cuenta su correo electrónico. Ahora ya puede configurar agendas de manera conjunta con sus contactos; también existen alertas de importancia con sonidos, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo lo ayudará a explotar sus beneficios.

Fuente: www.lhh-argentina.com.ar