ORGANIZANDO LOS E-MAILS

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El correo electrónico es una herramienta de comunicación básica tanto en el ámbito profesional como en el personal. El problema es su gestión, leerlos, contestarlos todos en tiempo y forma. Una alternativa puede ser ordenar los correos laborales según su urgencia y no según su temática. Así, son suficientes cinco carpetas:

1. Bandeja de entrada:los correos solo deben permanecer aquí hasta que sean trasladados a otra de las carpetas. La excepción a esta regla es cuando has respondido a un email y estás esperando una nueva respuesta antes de decidir a qué carpeta moverlo.

2. Hoy: lo que requiere una respuesta hoy.

3. Esta semana: lo que requiere una respuesta antes del final de la semana.

4. Este mes / trimestre: la periodicidad de esta carpeta a largo plazo depende de la naturaleza del trabajo que se realice.

5. Otros: aquí se guardan los emails informativos a los que cree que quizá tendrá que hacer referencia más tarde. No hace falta responder a estos correos. Sólo si se quiere ser atento.

Las ventajas de este sistema de carpetas es evitar, por ejemplo, responder a un correo sólo para que conste que te ha llegado y responder de nuevo al final del día con lo que se requería en él. El correo espera en la carpeta «hoy» hasta que puedas atenderlo, no se te olvidará y no hará falta ese correo previo de confirmación de recepción.

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