La productividad de una empresa no sólo tiene que ver con contratar al talento necesario o trabajar de manera efectiva en equipo, también requiere prestar atención a detalles primordiales como a la forma en que interactúan las personas en una organización o que pasan demasiado tiempo asistiendo a reuniones improductivas.
De acuerdo con un estudio de las universidades de California y Minnesota, en Estados Unidos, los ejecutivos invierten alrededor del 40% de su tiempo en juntas, de las que en el 50% de los casos no son productivas.
Según un estudio hecho sobre las reuniones laborales, el 91% de los asistentes se distrae durante la junta, el 39% se duerme en algún momento, el 96% se pierde alguna reunión y no asiste, el 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender, el 73% hace otras cosas durante las reuniones y el 47% se queja de son una pérdida de tiempo.
¿Cómo solucionar esto? Tres acciones son básicas: Planificar, Ejecutar y Evaluar la productividad mediante las siguientes acciones:
Determinar el objetivo de la reunión y crear una agenda. Ésta debe incluir paso a paso los detalles de la reunión y que cada punto se describa con claridad.
Designar el número de participantes. Incluir personas que no tendrán participación relevante solo servirá para alargar la reunión.
Establecer fecha, hora y lugar. Siempre ser puntual y respetar los tiempos.
Envíar información previa. Los asistentes estarán preparados sobre el tema a tratar y no se perderá tiempo en explicarles en la misma reunión.
Si se trata del seguimiento a una reunión previa, repasar de manera rápida sobre lo acordado en la última sesión.
Presentar propuestas. El planteamiento o los problemas a resolver en la junta deben ser dichos de manera clara.
Otorgar responsabilidades. Indica la participación que cada miembro del equipo debe tener y genera compromisos que deban cumplir cada uno.
Retroalimentación, los participantes deben compartir lo que aprendieron. Esto ayuda a saber si los asistentes captaron toda la información o si se necesita más explicación sobre un tema.
Minuta. Hacer una minuta con los puntos importantes de la reunión.
Productividad, siempre se debe verificar que lo acordado en la reunión se esté llevando a cabo y que esto dé resultados, de lo contrario, las reuniones no están siendo productivas y algo se debe modificar.
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