Transformación Digital lo bueno, lo malo… y lo inoportuno: consejos para mejorar las videollamadas. Si trabajar desde casa es el futuro del trabajo para muchas personas, entonces deberíamos comenzar a tener una mirada crítica sobre las herramientas de conectividad y productividad como las videoconferencias y asegurarnos de que estamos desarrollando importantes habilidades de comunicación por video necesarias para el futuro.
A raíz de la crisis del COVID-19, las empresas tuvieron la repentina necesidad de evitar que un gran número de personas se reúnan en los lugares de trabajo, lo que obligó a muchas de ellas, que se aferraban ferozmente al espacio físico de oficinas, a implementar rápidamente un modelo de trabajo completamente remoto, de la noche a la mañana. Antes de la pandemia, solo 1,7 millones de trabajadores del Reino Unido trabajaron de forma remota la mitad del tiempo o más. Ahora, se estima que 20 millones de personas están trabajando de forma remota, lo que obliga a las empresas a probar todas sus ideas previas sobre las prácticas de la FMH.
Aquellos que pueden trabajar desde casa tuvieron que aprender un léxico completamente distinto, nueva tecnología y nuevas habilidades de comunicación por video. Términos como Zoom, Skype, Teams y Meet se han convertido en parte de nuestras conversaciones de trabajo diarias como sustantivos y verbos.
Transformación Digital lo bueno, lo malo… y lo inoportuno
Un informe reciente del Instituto Brookings señaló que esta no era la primera vez que los empleadores se han visto obligados a adoptar un modelo de trabajo remoto para mantener las operaciones comerciales en funcionamiento. El informe trató eventos como los ataques terroristas del 11 de septiembre y la forma en que varias empresas experimentaron con el teletrabajo a gran escala hasta que quedó claro que la amenaza se había aliviado. Si bien no fue un cambio permanente, muchas empresas se dieron cuenta de que necesitaban implementar protocolos de trabajo desde casa como parte de los planes de continuidad del negocio.
La historia del teletrabajo, de hecho, se remonta a décadas. A principios de la década de 1970, un enfoque medioambientalista, junto con el embargo del petróleo y el estancamiento de los trabajadores que se trasladan de un lado a otro de la ciudad, llevó al teletrabajo al centro de atención. Pero la adopción del mismo fluctuó.
Ahora, con tecnología más sofisticada, la capacidad de trabajar desde casa ha evolucionado drásticamente. La videoconferencia se convirtió en una herramienta fundamental que permite a las empresas realizar una transición sin problemas a lugares de trabajo completamente remotos, evitando la pérdida de productividad y protegiendo la salud de los empleados, al mismo tiempo que los ayuda a mantener y construir relaciones interpersonales o profesionales.
Con las consecuencias de la pandemia que se prolongan durante meses, incluso años, hay un énfasis aún mayor en la construcción de infraestructura permanente de trabajo remoto que puede implicar el abandono de costosas propiedades inmobiliarias corporativas. Si trabajar desde casa es el futuro del trabajo para muchas personas, entonces deberíamos comenzar a poner un ojo crítico en las herramientas de conectividad y productividad, como las videoconferencias, que se convertirán cada vez más en una parte de nuestra vida laboral. Especialmente ahora, ya que muchas empresas se preguntan si podrán lograr que sus empleados regresen a la oficina.
La revolución de las videoconferencias presenta grandes oportunidades, pero también algunos desafíos importantes. Veamos lo bueno, lo malo y lo incómodo:
Lo bueno
Las videoconferencias pueden ayudar a aliviar la sensación de que estamos solos o aislados de nuestras empresas mientras trabajamos en casa. Para aquellos que progresan en el entorno estructurado de un ambiente de trabajo de oficina y obtienen energía y se recargan con interacciones sociales cara a cara, había una sensación comprensible de pérdida. La videoconferencia proporciona el contacto necesario con los compañeros de trabajo.
Cada vez más, vemos que las videoconferencias pueden ser tan o incluso más productivas que las reuniones presenciales. No más búsquedas de marcadores o rotafolios, no más pérdidas de tiempo configurando proyectores o monitores, no hay reserva doble de salas de conferencias. Incluso con sus errores y fallas bien documentados, la videoconferencia permite compartir documentos o cualquier tipo de información desde la computadora sin problemas, y posibilita a los miembros de una empresa a trabajar en colaboración en un proyecto en tiempo real.
Muchas personas que trabajan desde casa informan menos distracciones en la oficina y una mayor productividad. De hecho, una encuesta realizada por Flexjobs reveló que solo el 7% de los trabajadores dicen que son más productivos en una oficina. La clave es encontrar un espacio dedicado al trabajo que sea silencioso y sin interrupciones.
Ahora, los gerentes están cambiando la forma en que miden la productividad de los empleados, considerando la “producción” o lo que se está produciendo en comparación con la cantidad de tiempo que se pasa en una oficina.
Lo malo
Deberíamos preocuparnos de que, la videoconferencia no se utilice en exceso para conversaciones o interacciones que pueden no requerir una interacción de video. Si se programan demasiadas de estas reuniones, o si se atrae a demasiadas personas que no necesitan estar en línea a una videoconferencia, existe la posibilidad de ralentizar o incluso erosionar la productividad.
Las videollamadas también requieren que las personas que estaban acostumbradas a las conferencias telefónicas adopten nuevos hábitos. En los viejos tiempos de las conferencias telefónicas, no era extraño que la mayoría de nosotros siguiera escribiendo correos electrónicos, viendo videos en nuestras computadoras o incluso comiendo. Con una conexión de video, muchas de esas costumbres pueden convertirse en distracciones importantes y en una fuente de frustración.
Lo inoportuno
Como podemos ver por la cantidad de parodias cómicas de la revolución de las videoconferencias, todavía estamos aprendiendo la etiqueta adecuada para las videollamadas. Por todas partes hay historias de personas que se hurgan la nariz, llevan sus computadoras portátiles al baño, se arreglan mal o aparecen con un atuendo menos que óptimo.
En algunos casos, el problema surge por aparecer en lugares inapropiados dentro del hogar. Los espacios desordenados no necesariamente transmiten el mensaje apropiado a los gerentes o compañeros de trabajo. Montones de ropa sucia sin doblar, las cajas de comida para llevar de anoche o el control de tu Xbox no deberían convertirse en el telón de fondo de una videollamada orientada a los negocios.
Claramente, todavía nos estamos acostumbrando a la idea de que una videollamada puede, de muchas maneras, revelar nuestro verdadero yo. Al menos, el verdadero yo que estamos en casa.
Hay algunas cosas simples que todos podemos hacer para asegurarnos de tener videollamadas productivas:
Consejos para empleados
Enciende tu cámara de video. Deja que la gente te vea durante la reunión. Esto ayuda a mantener a todos comprometidos y enfocados.
Encuentra un lugar tranquilo para conectarte y cierra ventanas y aplicaciones que puedan distraerte. Es importante reducir las distracciones.
Trate de no ser demasiado informal. Por ejemplo, evite comer mientras está frente a la cámara. Una taza de café o agua es aceptable, pero comer un sándwich puede ser una distracción innecesaria.
Ejecute una prueba completa de la solución de videoconferencia para que pueda iniciar sesión correctamente en una reunión a tiempo y solucionar problemas con la cámara (incluido el ángulo) y el micrófono de su computadora.
Considere el uso de auriculares con cancelación de ruido con micrófono integrado. Reducirán el ruido colateral de su oficina en casa y crearán una mejor experiencia para todos en la reunión.
Consejos para gerentes
El primer consejo para los gerentes es el mismo que para los participantes individuales: asegúrese de que todos los miembros de su equipo tengan la cámara encendida.
Dejando a un lado la vanidad, se puede ganar mucho al poder ver a su equipo durante una reunión. Podrá captar señales visuales no verbales, como expresiones faciales, que transmiten información importante.
Asegúrese de tener el control total de la agenda y el propósito de la reunión. Si no tiene el enfoque y la claridad sobre por qué ha reunido a todos, es posible que encuentre personas que se desvían hacia otras actividades laborales o no laborales. Recuerde, están mirando fijamente una pantalla de computadora que podría tener varias ventanas abiertas.
Tómese un poco de tiempo para permitir que las personas se conecten e interactúen de forma personal. Una reunión de negocios no es un cóctel, por lo que debe controlar la cantidad de socialización. Pero recuerde también que, para mucha de su gente, esta podría ser la única fuente importante de contacto con el mundo exterior.
Considere las videollamadas individuales programadas con miembros individuales del equipo para fortalecer las relaciones. En los días previos a la pandemia, las reuniones individuales a menudo se programan y luego se cancelan cuando otros eventos los superan. Mantenga sus citas para conectarse directamente con cada miembro de su equipo y utilícelo como una oportunidad para entrenar o asesorar.
La pandemia ha cambiado profundamente el mundo del trabajo de diversas formas. Y algunos de estos cambios pueden ser permanentes. Hasta que sepamos cuándo volveremos todos a un entorno de oficina, nos resultaría beneficioso adoptar el nuevo entorno y convertirnos en expertos en el fino arte de la comunicación por video.
Por: Sharon Patterson, EVP and CHRO – LHH
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