Así como en la vida cotidiana, en los negocios es necesario mantener ciertos modales para evitarnos problemas. En especial, en lo que respecta a las comunicaciones electrónicas. Si bien las redes sociales y los dispositivos móviles pueden funcionar como excusa para el uso de palabras abreviadas o generan tolerancia hacia ciertos pequeños errores de ortografía, al momento de mandar un e-mail de trabajo es esperable que nos tomemos cinco minutos y cumplamos con algunas normas básicas.
Las recomendaciones que hace Bárbara Pachter en su libro «The Essentials Of Business Etiquette», recopiladas por BusinessInsider.
1.- Usá un mensaje claro y conciso en la línea de Asunto. Todos sufrimos la superabundancia de e-mails, y el asunto es uno de los primeros ítems que miramos al momento de borrar mensajes. En esa línea de texto deberías anunciar el objeto de ese correo; aclarar de qué tenor es el mensaje y su importancia: «Cambio de lugar de reunión», «Sugerencia sobre tu propuesta», etc…
2.- Usá una dirección de correo profesional Todos tenemos en nuestro armario alguna dirección de mail que sacamos cuando éramos jóvenes o para uso personal. Ahora bien, si estás buscando que te tomen en serio, lo más probable es que debas cambiarla. Lo ideal es que contenga tu nombre, para que el receptor te reconozca rápidamente. Si se te dificulta conseguir tu dirección ideal en los servicios de correo más populares, podés optar por un servidor pago que te brinde tu propia extensión. Por ejemplo: [email protected]
3.- Tené cuidado al momento de usar la opción Responder a todos. Un mensaje mal enviado o que llega a la casilla equivocada puede generar un problema. Antes de responder los e-mail de trabajo -ojo, también aplica para los personales- pensá bien a quiénes de los copiados en el mensaje le interesa tu respuesta y a quién podés llegar a incomodar. También tené en cuenta que problemas te puede traer quitar a alguien de la respuesta, dejándolo afuera de los sucesivos e-mails.
4.- No abuses de los signos de exclamación. Los medios electrónicos nos han acostumbrado a usar de forma indiscriminada ciertos signos textuales de forma indiscriminada, con el único fin de llamar la atención del interlocutor: signos de exclamación, negrita, puntos suspensivos o mayúsculas. De nuevo, tanto en el ámbito laboral como en el personal, siempre es mejor hacer economía de signos y sólo utilizarlos -de forma adecuada, respetando las reglas ortográficas- cuando la situación realmente lo amerita; no todo el mundo se emociona por lo mismo que vos.
5.- Cuidado con el humor. No todos comparten el mismo sentido del humor. Por eso, en lo que se refiere a los e-mails del tipo laboral, siempre es conveniente dejarlo de lado. «Algo que en una conversación puede sonar chistoso, en un intercambio escrito puede tomarse de forma diferente», asegura Pachter.
6.- La gente de diferentes culturas habla y escribe de forma diferente. Comunicarse con gente de otros contextos culturales es todo un desafío, más cuando se está usando un idioma que no es la propia. Para evitar inconvenientes y llegar a comunicarse de forma certera, es conveniente indagar un poco en las costumbre del receptor y personalizar el e-mail en este sentido.
Pachter toma el caso de los japoneses, los árabes o los chinos, que consideran importante antes conocer más de la persona con la cual interactúan; por lo cual sería importante ahondar en algunas características propias antes de llegar al objetivo del mail. En caso contrario, la autora comenta las culturas germánicas, escandinavas o norteamericanas, que prefieren mensajes más escuetos y directos.
7.- Respondé todos tus e-mails. Por más difícil que sea, es una buena costumbre responder todos los mensajes que le llegan a uno, incluso si son e-mails que nos llegan por error. La persona que nos envió el mensaje estará esperando una respuesta, en especial si el verdadero receptor del mensaje debía ser un compañero tuyo de trabajo.
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