El lunes a primera hora es el peor momento para convocar un encuentro profesional de este tipo.
Una reunión en la oficina está integrada en un contexto profesional. La «receta» pasa por dos puntos importantes. El Primero está referido a las metas de la misma y el Segundo a los Participantes.
1- Definición de los objetivos: fijar los objetivos de la reunión.
2- La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría que mirar si las personas son compatibles.
3- Planificar el desarrollo de la reunión: viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
En el caso de los materiales hay que tener en cuenta :
• Los documentos
• La sala
• Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos…
• Hacer un recordatorio de la convocatoria
• Asegurarse que asistirán.
Respecto de los participantes,normalmente surgen diversos roles bien definidos.
LÍDER: Es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence. El inconveniente es que puede provocar que los demás guarden silencio por no estar seguros de lo que quieren decir.
MODERADOR: Es el que procura calmar los nervios y las tensiones.
EXPERTO: Es el que da al grupo las informaciones que se precisan. Resulta muy útil si no se las da de sabelotodo.
CLARIFICADOR: Es el que pide explicaciones, precisa los términos, averigua si se ha entendido bien lo que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería a decir.
ACELERADOR: Es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en discusiones triviales.
ALENTADOR: Sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno de la intervención que su participación o propuesta ha sido buena.
LIDER INSTITUCIONAL: Es el de mayor autoridad de la reunión.
CRÍTICO: El que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se hace.
EL JOVIAL: El que sabe hacer reir.
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