El actual escenario de crisis sanitaria que se vive en el país y en el mundo, ha llevado a que un porcentaje importante de colaboradores en las organizaciones trabaje desde su hogar, o remotamente, lo que también ha provocado que las tradicionales reuniones presenciales en la empresa se estén realizando de manera remota o virtual.
Los expertos sostienen las siguientes sugerencias para propiciar buenas y fructíferas reuniones virtuales:
1) Analizar si se justifica la reunión. Hay que evaluar si la situación o temática amerita convocar a la reunión virtual. Si no es esencial, la recomendación es simplemente no hacerla.
2) Establecer objetivos y temas. En el caso de efectuar una reunión virtual, se señala que es importante que aquella tenga uno o más objetivos, es decir, que cuente con las directrices claras para su correcto desarrollo. A su vez, recomienda que por cada meta establecida se debe definir un listado de temas relacionados y asignar un tiempo para abordar cada uno de ellos.
3) Elegir la plataforma de videoconferencia que se usará. Sea Skype, Zoom, Hangouts, Teams u otra, lo esencial es que dicha herramienta esté en manos de todos los participantes y que la sepan utilizar correctamente.
4) Participantes e invitación. La persona que convoca a la reunión virtual debe definir a los participantes e invitarlos con anticipación para tener éxito en la convocatoria. El consejo es enviar, con al menos 2 días de anticipación, la respectiva citación virtual para que los convocados tengan claridad del motivo de ella, su fecha y hora de realización.
5) Verificar la conexión a Internet, audio y video. Cada uno de los participantes debe chequear previamente que su conexión de banda ancha esté operativa para la reunión virtual, así como la calidad del audio y cámara de su computador o teléfono inteligente.
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