En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (p.e: dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones…) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar.
Las recomendaciones incluye un antes, un durante, un colofón de la reunión y un después. Quizás estas sugerencias puedan parecer esquemáticas y la creatividad profesional las modelará para cada caso en especial.
1. Antes de la reunión:
Prepararla con tiempo suficiente.
Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión…
Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
Enviar el planning a todos los participantes.
2. Durante la reunión: ¡El tiempo es oro!
Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada.
Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
3. Al finalizar la reunión:
Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios.
Sintetizar las conclusiones esenciales.
Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
Agradecer la participación de los asistentes.
4. Después de la reunión:
Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados.
Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.
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