A pesar de su ubicuidad, la eficacia en la realización de reuniones es un aspecto que la mayoría de las personas no domina adecuadamente.
En vista de la creciente interdependencia laboral, las reuniones han adquirido un carácter omnipresente en el entorno del trabajo, resultado de la evolución hacia una cultura de colaboración. Con frecuencia, los individuos manifiestan que les resulta difícil hallar tiempo para llevar a cabo sus tareas debido a la considerable cantidad de horas que destinan a las reuniones, las cuales, en muchas ocasiones, no resultan tan productivas como se desearía.
Es crucial tener en consideración que cada minuto empleado en una reunión afecta a la productividad global, multiplicándose por el número de participantes presentes. Por ejemplo, una reunión de treinta minutos con la asistencia de ocho personas equivale al consumo de cuatro horas de capacidad productiva, tiempo que potencialmente podría haberse destinado a otras labores.
Las reuniones, en su esencia, encierran un potencial considerable; sin embargo, no todas ellas alcanzan un nivel de excelencia. La mayoría de las reuniones fructíferas se pueden atribuir a una de estas tres razones fundamentales:
- Con el fin de fomentar un sentido de pertenencia y cohesión entre los participantes.
- Para efectuar la transmisión simultánea de una cantidad sustancial de información hacia un grupo amplio y diverso.
- Con el propósito de llevar a cabo un ejercicio de lluvia de ideas en torno a un proyecto específico o cualquier otra cuestión abierta, tal como la planificación de la transferencia de proyectos interdependientes, en los que múltiples individuos necesitan interactuar y responderse mutuamente.
Incluso algunas salas de conferencias de ámbito corporativo llegan al extremo de exhibir pautas de comportamiento en su entrada, tales como: “Si usted es el anfitrión, le recomendamos distribuir una agenda previa a todos los participantes”, “Por favor, silencie sus dispositivos móviles” o inclusive “Le rogamos amablemente que mantenga la sala en orden después de su uso”. A pesar de que este tipo de comunicados puedan parecer redundantes o susceptibles de resultar ofensivos, su presencia responde a una finalidad concreta. En realidad, existe una razón de ser detrás de ellos, ya que hay ciertas personas que carecen de la noción de cómo comportarse adecuadamente durante las reuniones, a menos que se les recuerde explícitamente.
No obstante, persisten casos en los cuales las personas llevan a cabo reuniones sin contar con una agenda claramente definida o, incluso si la tienen, no se ciñen a ella. Algunos individuos exceden el tiempo estipulado, divagan en temas, sostienen diálogos a dos bandas a modo de interferencia lateral o intentan llevar a cabo múltiples tareas utilizando dispositivos portátiles o computadoras (en ocasiones, bajo la apariencia de tomar notas), para luego interponerse con un punto que ya ha sido abordado.
Cultivar la Reputación como un Participante Destacado en las Reuniones
De la misma manera en que las personas notan cuando los colegas se destacan negativamente por su desempeño al correr o al asistir a reuniones, también reconocen a aquellos que sobresalen positivamente en este último aspecto. Aspire a ser una de esas personas destacadas en las reuniones. Para lograrlo, es fundamental, en primer lugar, establecer una sólida reputación como un participante ejemplar en las reuniones. Para ello, se debe mantener una actitud informada y confiable. Evitar caer en la trampa de reservar presencia en múltiples reuniones a la vez, ya que esto se ha vuelto sorprendentemente común entre aquellos que buscan proyectar una imagen de ocupación constante.
Esta doble reserva no contribuye a generar impresiones positivas. Tener en cuenta que no es posible estar en dos lugares al mismo tiempo, y entrar y salir constantemente de reuniones en curso puede distraer a los demás. En situaciones en las que se enfrente conflictos, priorizar la participación en la reunión de mayor relevancia, no necesariamente la más sencilla. Esto no se refiere a la reunión con el mayor prestigio o el proyecto más prominente, sino más bien a aquella en la que se desempeña un rol fundamental y que se pueda agregar el mayor valor. En caso de duda, buscar la orientación de un supervisor.
Además, antes de asistir a cualquier reunión o presentación, asegurarse de comprender el propósito de la reunión y si la asistencia es necesaria o requerida. Uno de los mayores favores que se puede hacer a uno mismo es ser selectivo acerca de las reuniones a las que se asiste. La clave reside en tener una comprensión clara de la función que se cumple en la reunión: ¿Qué información se debe comunicar o recopilar? Preparar con antelación cualquier material que se deba revisar o estudiar antes de la reunión. ¿Existen conversaciones previas que se deban entablar antes del encuentro? En caso de tener que hacer una presentación, por supuesto, la preparación debe ser aún más exhaustiva.
Evaluar detenidamente el valor que uno puede aportar al grupo y asegurarse de materializar ese valor de manera efectiva.
En caso de que no se ocupe un rol central o se carezca de una función específica en la reunión, procurar abstenerse de pronunciar palabras que puedan prolongarla innecesariamente. Adicionalmente, practicar una conducta respetuosa durante las reuniones: evitar la tentación de realizar múltiples actividades en simultáneo o de generar ruido y distracciones superfluas.
En su lugar, mantener un enfoque riguroso en los asuntos en debate. Hacer hincapié en la escucha atenta y el aprendizaje activo. Si se siente impulsado a intervenir verbalmente, reflexione: ¿Es esta una observación que requiere la atención de todos los presentes, en este preciso instante? En el caso de que surja una pregunta, considerar si esta es crucial para el propósito central de la reunión o si se podría obtener una respuesta posteriormente consultando algún documento o planteándosela a otra persona.
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