Según un estudio realizado en la Universidad de Ohio, hay muy poca gente que realmente hace multitasking. Los demás, sólo suponen que lo hacen. Para los investigadores, el «multitasking» es una habilidad que nos agota.
Proponen como antídoto un sistema para terminar con las enormes listas de cosas para hacer. Lo llaman «Personal Kanban», nombre derivado del concepto japonés que lo inspiró. En un entorno industrial, «Kanban» consiste en etiquetas que se mueven con cada producto por la planta. Sólo un cierto número de un tipo de etiqueta puede estar en la línea de montaje en un momento determinado. Y debe además corresponder a una parte específica del auto.
James Benson, autor de Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life, dice allí que el Kanban industrial permitió a Toyota evitar al sobre producción. Él adaptó el sistema para reducir la sobrecarga emocional. Esa sensación de que uno tiene demasiados trabajos para hacer es la peor enemiga de nuestros intentos de hacer multitasking.
El Kanban Personal tiene dos principios: visualizar el trabajo y limitar el número de «cosas empezadas».
Cómo ejecutar el sistema que propone:
Buscar un tablero o pizarrón magnético donde se puedan colocar imanes, notas Post-it o clavar tachuelas:. Sobre ese pizarrón hacer tres columnas; Opciones, Haciendo y Hecho.
Escribir cada una de las tareas en tarjetas. Las podemos clasificar por urgencia o por tipo (o personales y de negocios) con colores o símbolos. Luego colocamos esas tarjetas en la columna Opciones.
De esa columna elegir no más de tres para pasar a la columna del medio Haciendo. Esos serán los trabajos en que nos concentraremos durante un lapso que determinaremos nosotros.
Cuando el trabajo está completo, movemos la tarjeta a la columna Hecho y elegimos una nueva Opción para pasar a la columna Haciendo.
La columna Opciones nos permite ver todo lo que está en nuestra lista y evaluar qué es manejable y qué no. (¿Hace falta delegar, contratar otra persona o conseguir ayuda temporal? ¿Habría que cambiar algo en la forma en que trabajamos para que la cantidad de tarjetas que tenemos en la columna Opciones no se convierta en un campo de sueños olvidados?).
La columna del medio es el Ahora que más importa, según Benson, y nunca debería contener más de tres tarjetas. Se podría reducir a una las tareas en progreso pero el autor dice que no conviene. La mayoría de nosotros tiene por lo menos dos prioridades que compiten entre sí en un mismo momento y una tercera que sería algo más pasiva.
Comenzar pero no terminar demasiados proyectos pone a una persona en riesgo de lo que çel llama «el efecto Zeigarnik», llamado así por Bluma Zeigarnik, una psiquiatra rusa quien allá por los años 20, descubrió que la gente recuerda más las tareas no terminadas que las terminadas. Las cosas que dejamos colgadas son como gusanitos cognitivos.
El atractivo de la columna Hecho no necesita ni siquiera ser explicado. Hay estudios que muestran que comprobar que una tarea ha sido realizada nos produce una especie de shock de dopamina. Pero la palabra «hecho» no significa que la tarea esté muerta. Esa columna se puede transformar en un registro de las cosas hechas que ofrece información interesante.se formaría así una cuarta columna donde figuren todas las tareas realizadas.
El objetivo de este modelo es ayudar a la gente a «encontrarse», literalmente. «Nos sobrecargamos tanto que perdemos de vista quiénes somos y lo que podemos hacer. Comenzamos a creer que somos una persona que llena un espacio». Este es un sistema de manejo del tiempo que pretende hacer lugar para que seamos más humanos.
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