La productividad y las reuniones en el trabajo, es imposible saber cuántas se tienen cada semana, y muchas de ellas podrían haber sido, como dice el dicho, sólo un correo electrónico.
Según una reciente investigación llevada a cabo por Microsoft, se ha observado una preocupante tendencia en la gestión de los calendarios laborales. Desde febrero de 2020, se ha evidenciado que las personas están participando en un promedio de tres veces más reuniones y llamadas a través de Microsoft Teams por semana en comparación con periodos anteriores, lo que representa un llamativo aumento del 192%. Incluso aquellos usuarios más activos en Teams invierten aproximadamente 8 horas, es decir, una jornada laboral completa, cada semana únicamente en participar en reuniones en línea. Esta información revela el impacto significativo que la virtualidad ha tenido en la carga de trabajo y la necesidad de abordar estrategias para optimizar y equilibrar la gestión del tiempo.
La implementación del trabajo remoto como medida de seguridad durante la pandemia ha ocasionado una disminución en los encuentros espontáneos que normalmente se daban en el entorno físico de la oficina. Como resultado, se ha observado un incremento considerable en la cantidad de reuniones llevadas a cabo: tres años después, las empresas están reconociendo la necesidad de rectificar esta tendencia y están buscando formas de hacer que tanto las reuniones presenciales como las virtuales sean más eficientes y menos frecuentes. Se busca optimizar el uso del tiempo y maximizar la productividad, teniendo en cuenta las limitaciones y ventajas que conlleva el trabajo a distancia.
Colette Stallbaumer, gerente general de Microsoft 365, señala que las reuniones en sí no son el problema. De hecho, considera que las reuniones pueden ser beneficiosas al facilitar sesiones de brainstorming para generar nuevas ideas, mantener a los empleados actualizados sobre eventos importantes en la empresa y fomentar su participación en la toma de decisiones. Estas interacciones pueden contribuir a que los trabajadores se sientan más comprometidos con su trabajo y la empresa. No obstante, el problema surge cuando las reuniones son extensas, mal ejecutadas o carecen de un propósito claro, lo cual genera estrés tanto para los empleados como para sus gerentes.
De acuerdo a una encuesta realizada por Microsoft a 31,000 trabajadores en todo el mundo entre febrero y marzo de 2023, se ha determinado que las reuniones ineficientes representan la principal distracción en el lugar de trabajo y afectan negativamente la productividad. Esta problemática es seguida de cerca por el exceso de reuniones. Estos hallazgos evidencian la importancia de abordar de manera efectiva la gestión de las reuniones para optimizar el rendimiento y garantizar un entorno de trabajo más productivo.
El costo de tener demasiadas reuniones
Según Colette Stallbaumer, la avalancha de reuniones está generando agotamiento en los trabajadores y dejando tiempo insuficiente para realizar el “trabajo profundo”, que implica tareas que requieren un alto nivel de enfoque sin distracciones.
Dos de cada tres personas, independientemente de si trabajan de forma remota, presencial o en un horario híbrido, afirman tener dificultades para encontrar el tiempo y la energía necesarios para realizar su trabajo debido a la gran cantidad de reuniones y correos electrónicos. Estos datos resaltan la necesidad de abordar de manera efectiva la carga de reuniones y comunicaciones para permitir a los trabajadores dedicar el tiempo y la atención requeridos a sus tareas principales.
Cuando se les preguntó sobre lo que hace que las reuniones sean valiosas, los trabajadores señalaron que su principal motivación para asistir a ellas es recibir información crítica que pueda contribuir a mejorar su desempeño laboral, así como tener la oportunidad de brindar y recibir retroalimentación de las personas con las que colaboran.
Sin embargo, más de la mitad de los encuestados (58%) mencionaron que les resulta difícil realizar una lluvia de ideas en una reunión virtual o ponerse al día si se unen tarde a una reunión (57%). Además, destacaron que los elementos de acción que se derivan de las reuniones a menudo no están claros (55%). Estos resultados subrayan los desafíos que enfrentan los trabajadores al participar en reuniones virtuales y resaltan la importancia de mejorar la dinámica de estas interacciones para maximizar su efectividad y eficiencia.
Cómo las empresas están luchando contra la fatiga que causan las reuniones
Según Stallbaumer, la “fatiga de la reunión” es un desafío que los trabajadores enfrentan y que requiere la intervención de los líderes y gerentes de las empresas. Ella resalta que los líderes deben establecer el tono y clarificar las expectativas en relación a cómo se llevan a cabo las reuniones, subrayando que las reuniones deben ser utilizadas como herramientas para mejorar tanto el bienestar como la productividad de los empleados, no agotarlos.
Para lograr reuniones más eficientes, Stallbaumer alienta a las empresas a aprovechar herramientas como grabaciones de reuniones, programación de correos electrónicos, mensajería instantánea y transcripciones impulsadas por IA. Estas herramientas brindan mayor flexibilidad a los empleados en términos de cómo y cuándo participar en las reuniones, lo que puede contribuir a una mejor gestión del tiempo y a un mayor equilibrio entre la carga de trabajo y el bienestar personal.
Algunas empresas han implementado nuevas políticas de reuniones en los últimos meses con el objetivo de ayudar a los empleados a recuperar tiempo y mejorar su productividad. Un ejemplo de esto es Shopify, que en enero anunció la cancelación de todas las reuniones regulares con tres o más personas, así como la prohibición de todas las reuniones los miércoles.
Como resultado de estas medidas, se observó una reducción del 33% en el tiempo promedio que los empleados pasaron en reuniones durante los primeros dos meses de 2023. Además, se espera que varios equipos en Shopify completen un 25% más de proyectos en comparación con el año anterior. Esta iniciativa ha demostrado ser efectiva para optimizar el uso del tiempo y aumentar la eficiencia en la realización de tareas, según informa CIO Dive.
Un mundo sin reuniones
Algunas organizaciones están comenzando a imaginar un futuro en el que las reuniones no sean necesarias. En julio de 2022, TechSmith, una empresa de desarrollo de software con sede en East Lansing, Michigan, llevó a cabo un experimento en el que pasaron todo un mes sin realizar reuniones, en su lugar optaron por utilizar métodos de comunicación asincrónica como Slack, Trello y correo electrónico para colaborar entre los equipos.
Con los calendarios libres de reuniones, los empleados, que en ese momento estaban trabajando desde sus hogares, informaron un aumento del 15% en su sensación de productividad. Además, el 85% de ellos expresaron que considerarían reemplazar las reuniones futuras por métodos de comunicación asincrónica.
Este experimento de un mes ha generado cambios duraderos en TechSmith, según la CEO Wendy Hamilton, quien mencionó en una entrevista con FastCompany en febrero que más equipos están optando por prescindir de reuniones periódicas y en su lugar prefieren actualizaciones asincrónicas, como la circulación de presentaciones de PowerPoint pregrabadas.
Para mantener el espíritu de colaboración en reuniones sincrónicas con otras personas, los primeros cinco minutos de las reuniones se destinan a charlas informales para ponerse al día, que son opcionales. Aquellos empleados que no desean participar en esa parte de la reunión, pueden unirse cinco minutos después de su hora de inicio oficial.
Hamilton enfatiza que, al reducir la cantidad de reuniones y enfocarse en tener reuniones de mayor calidad, se ha logrado que los empleados las tomen más en serio y haya menos resentimiento o dudas sobre su valor. Esta nueva forma de abordar las reuniones ha generado un cambio positivo en la percepción y la eficiencia de las mismas en TechSmith.
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