Si bien la Transformación Digital, apalancada en la datificación y digitalización, es un proceso cultural y tecnológico complejo que las organizaciones están atravesando hace varios años, ante el actual nuevo escenario de pandemia existen muchas empresas que no estaban del todo en ese camino y se ven obligadas a impulsar esta transformación. El desafío de pasar de ese mundo offline al online, no resulta sencillo.
De ahí la ventaja que hoy, en tiempo de cuarentena, tienen aquellas compañías que ya venían implementando prácticas como el teletrabajo, con acceso seguro a toda la información y con herramientas digitales para la gestión de documentos. La nube o cloud, que justamente permiten el trabajo a distancia sin depender de las infraestructuras de los lugares físicos, sumado a procesos más sofisticados como las tecnologías de analítica avanzada, la inteligencia artificial y machine learling, resultan clave -ahora y en cualquier contexto- a la hora de incorporar soluciones inteligentes que permiten a las empresas obtener información de los datos de su negocio.
Uno de los primeros pasos estructurales y tecnológicos para mejorar notablemente la gestión de la información es transformar los archivos de formato físico a formato digital, permitiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Llevar adelante esta migración de lo analógico a digital apareja no solo rapidez de acceso y consulta sino la posibilidad de generar mecanismos de trazabilidad de punta a punta de la información y su análisis que llevan a la empresa a otro nivel en el momento de tomar decisiones, y también a ser más eficientes en términos de costos.
«En línea con esto último, de acuerdo a datos de PwC, integrar una herramienta digital para la gestión de documentos implica un ahorro de entre 60% y 80% del presupuesto de una compañía», explica David Vaizer, Director Comercial de Iron Mountain.
Desde mi experiencia de servicios ofrecidos a los clientes, la conversión de activos físicos a digitales acelera el rumbo de las empresas hacia esta nueva era, y lo más importante los alienta a seguir transformándose sumando más servicios como la migración y restauración de archivos, y la automatización del flujo de trabajo, permitiendo tener procesos más rápidos y precisos.
Frente a la inesperada pandemia del Covid-19, muchas organizaciones reafirman el camino que ya empezaron y logran reacomodarse rápidamente a los nuevos formatos de trabajo imperantes, otras toman conciencia de que tienen que reconfigurarse, y para eso será fundamental un cambio tanto en la cultura de la organización, en las personas, como en lo tecnológico.
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