Dice el refrán: “No debes serlo, sino parecerlo”. Y de eso se trata. Puede que seas excelente en tu área, pero debes saber expresarlo. Los expertos en oratoria aconsejan que, si no puedes resumir tu idea en el espacio de una tarjeta de presentación, entonces no debes presentarla. Es cuestión de práctica y por eso, te brindamos algunos tips para que puedas lucir tus ideas en una reunión de trabajo.
1. Aclarar el propósito de la reunión. Al comienzo siempre debes remarcar el motivo por el cual se han reunido: “Hoy revisaremos procedimientos”, “Analizaremos el avance del proyecto”, “definiremos nuevas responsabilidades”, etc.
2. Brinda contexto. Es conveniente hacer un breve repaso de qué los llevó hasta allí. Una mención de antecedentes sirve para tomar decisiones. Especifica quiénes están al tanto de la información o si es confidencial.
3. Menos es más. No te vayas por las ramas con información secundaria. Puedes tenerla a mano, pero no la presentes a menos que sea requerida.
4. Términos simples. No exageres con palabras complejas y frases hechas. Claridad y simpleza son las claves. Emplea imágenes, abrevia conceptos complejos o narra una breve historia para aquellas ideas más complicadas. Te lo agradecerán.
5. En boca de otro. Si no tienes las palabras adecuadas, usa las de alguien más. Emplea citas para reforzar tus conceptos.
6. Contrólate. Si conoces tu público, sabrás que siempre habrá alguien dispuesto a hacerte caer en una trampa. No te descontroles, prepárate: “Buena idea Juan, pero lo que tenemos pensado es…”, “Es un buen aporte, lo tendremos en cuenta”.
7. La última palabra. Al terminar la presentación sabes que vendrán las preguntas. Escucha atentamente cuáles son las preocupaciones y no te pongas a la defensiva. Es mejor buscar soluciones que señalar errores. Ten preparadas algunas alternativas a tu idea principal.
8. Un asunto a la vez. Enfócate. No te distraigas con otras temáticas que, pueden ser igualmente importantes, pero no son el punto de esa reunión. Agradece, toma nota y promete tratarlos posteriormente.
9. Sin dudar. Pregunta si no comprendes. Pide que repitan si no comprendiste. Quienes son seguros de sí, no temen hacer preguntas. Es probable que muchos en esa reunión no se atrevan a hacerlo; toma la iniciativa.
10. Acepta y agradece nuevas ideas. Si alguien brinda nuevas ideas, sugerencias o aportes, debes mostrarte agradecido. Mostrarse comprensivo y empático, demuestra inteligencia emocional.
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