Según un estudio de McKinsey, la mayoría de los ejecutivos dedican por lo menos el 30% de su día a atender el correo electrónico, lo cual significa la tercera parte del día dedicada a esta actividad. En números casi alcanzaría las tres horas de un día de oficina. Esta conclusión parece exagerada, pero no lo es tanto. Y además apaña el contestar equivocadamente, con faltas de sintaxis y ortografía o simplemente el no contestar.
La propuesta son las siguientes reglas que te ayudaran a manejar con inteligencia el correo electrónico:
Promueve con tu equipo de trabajo una campaña “antimailitis”, cuyas bases sean las siguientes:
– Si lo que se va a tratar no puede ser comunicado en 5 líneas, entonces dicho asunto requiere una comunicación telefónica o presencial.
– Pídeles que sean selectivos con los CC y CCO para no afectar innecesariamente el tiempo de los demás.
– Que sea utilizado principalmente para enviar documentos adjuntos o para confirmar acuerdos.
– Prohibir enviar mails a partir del viernes por la tarde hasta el lunes por la mañana.
– Prohibido discutir o gestionar asuntos emocionales a través de esta herramienta. Intercala con tus actividades diarias tiempos concretos de 12 minutos para revisar correos.
Al terminar, cierra por completo el programa, hasta el próximo período de 12 minutos.
Por ningún motivo, salvo una verdadera urgencia, atiendas correos que no tienen que ver con tu trabajo, y utiliza el buscador para localizar mensajes concretos. Esto te ayudará a eliminar la tentación de detenerte en otros correos.
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