Es fundamental que los gerentes, en el panorama actual del trabajo que está en constante evolución, sean conscientes antes de presionar Enviar.
Es probable que los empleados se hayan encontrado con correos electrónicos pasivo-agresivos de parte de sus gerentes, lo cual genera dudas acerca de su desempeño laboral. Estos correos pueden llegar a provocar lágrimas e incluso hacer que se considere abandonar el empleo.
En el entorno laboral actual, en constante cambio, resulta fundamental que los gerentes sean conscientes antes de pulsar el botón de enviar. Por lo tanto, a continuación se presentan cinco tipos de correos electrónicos que los gerentes deben evitar enviar a su equipo.
”ESTAS DESPEDIDO”
Los despidos masivos por correo electrónico han ocurrido con frecuencia en el año 2023, especialmente en empresas como Google, Twitter, Meta y Shopify, por nombrar solo algunas. Sin importar la justificación, nunca es una buena idea despedir o reducir personal a través de un correo electrónico. Punto.
Por qué es un problema: No solo es cobarde, sino que también puede resultar inhumano, desmoralizante y traumatizante. No solo causa daño a las personas, sino también a la reputación de la empresa y a su flujo de talento. Además, los correos electrónicos pueden ser copiados, pegados y compartidos en todas partes, incluyendo las redes sociales y los medios de comunicación. No hay una buena razón para hacerlo.
PRE-CHEQUEOS ANTES DE QUE VENZA UN PLAZO
En ocasiones, surge la preocupación de que el personal no pueda completar una tarea acordada a tiempo. Existe la tentación de enviar un correo electrónico para «hacer un seguimiento», aunque el plazo no haya vencido y no haya motivos para dudar de que el trabajo se esté realizando. Sin embargo, es importante resistir esta tentación y abstenerse de enviarlo.
Por qué es un problema: Para el destinatario, hacer un seguimiento antes del plazo puede significar «no confío en ti». Para los adultos, esto puede hacer que se sientan como niños pequeños, con sus padres revisando si hicieron su tarea. Sin importar cómo se mire, estos correos electrónicos se perciben como irrespetuosos y poco profesionales. A menos que el plazo cambie o el proyecto en sí tenga nueva información que deba comunicarse, confía en tu personal para que sean responsables de sus propias tareas.
URGENTE, CUANDO NO LO SON
Cada correo electrónico tiene un cierto nivel de urgencia. Como líder, es especialmente importante no enviar un correo electrónico con un asunto que contenga una señal de alerta o palabras como «Urgente», «Código Rojo» o «Abrir Inmediatamente», a menos que realmente sea de máxima prioridad. No es bueno ser conocido como el gerente que piensa que cada correo electrónico que envía es una emergencia que requiere atención inmediata.
Por qué es un problema: Es como la historia del niño que gritaba lobo, no todos los problemas pueden ser manejados en el momento, ni deberían serlo. Solo hay 24 horas en cada día, y los equipos pueden agotarse y agobiarse por colegas que son poco realistas e irracionales respecto a la finalización de tareas. Es muy fácil pulsar «Enviar» y no darse cuenta de cómo se recibe la comunicación. La reacción nunca es positiva.
CON UN TONO NEGATIVO
Todos han sentido la tentación de escribir un correo electrónico lleno de enojo y veneno, con palabras afiladas y contundentes. A estas alturas, todos sabemos que probablemente no debemos enviarlos. Sin embargo, también debemos ser conscientes de cómo suenan nuestros correos electrónicos y cómo pueden ser percibidos, y ahí es donde entra en juego el tono.
Quizás el correo electrónico en sí no era malintencionado, pero ¿podría ser percibido como pasivo-agresivo desde el otro lado? El correo electrónico es una forma de comunicación limitada, ya que carece de cualquier lenguaje corporal que pueda estar presente, por lo que debemos asegurarnos de hacer nuestro mejor esfuerzo para lograr el tono adecuado.
Por qué es un problema: Todo lo que tiene un escritor de correos electrónicos son palabras escritas, y las palabras solas a veces pueden ser insuficientes, especialmente cuando se trata de expresar sentimientos complicados o incluso enojados. Si estás molesto, lo mejor es tomarse un tiempo para calmarse y pensar en cómo podría ser percibido el correo electrónico. Si se está distraído y el correo electrónico podría ser percibido como «brusco» o “corto”, tal vez sea mejor volver a él más tarde cuando se tenga más tiempo. El personal estará agradecido.
COMUNICAR GRANDES CAMBIOS
En el ámbito profesional, todos hemos experimentado reuniones que podrían haberse resuelto a través de un correo electrónico. Pero ¿qué hay de un correo electrónico que debería haber sido una reunión?
La mayoría de los profesionales reciben entre 50 a 100 correos electrónicos al día y no desean recibir aún más. Por lo tanto, si estás enviando una comunicación sobre un cambio importante en la empresa o cualquier cosa que impacte directamente a tu personal, considera convocar una reunión en lugar de enviar un correo electrónico. En algunos casos, el correo electrónico puede servir como un primer paso para que todos estén al tanto de la situación antes de llevar a cabo una reunión para discutir los temas en profundidad.
Por qué es un problema: El personal puede no sentirse tan cómodo siendo franco en un correo electrónico y es más probable que compartan sus opiniones sinceras y abiertas en una reunión. Además, las personas pueden intercambiar ideas entre sí, por lo que si hay un problema que se está tratando de resolver, es posible que se obtengan mejores ideas de las que se habrían recibido por correo electrónico.
En conclusión, en un lugar de trabajo donde el personal trabaja de forma remota, virtual e híbrida, hay una mayor presión sobre las comunicaciones electrónicas. Por lo tanto, como gerente o futuro gerente, se debe pensar dos o tres veces antes de pulsar Enviar.
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