La inclusión de la Video Conferencia como herramienta de comunicación requiere para su éxito que ambos grupos -los que emiten y los que reciben- encuentren una participación efectiva. Esto es estén concentrados, sean eficientes en sus aportes y disfruten de este medio que permite un contacto visual a distancia.
En esa línea, los expertos plantean cinco aspectos básicos para crear un entorno de trabajo para equipos remotos que recurren a las videoconferencias:
1. Tomar en cuenta dónde se colocan la cámara y el micrófono. Busca sitios que permitan a los participantes salir a cuadro, ser escuchados y ver el mismo contenido al mismo tiempo. Una manera de hacerlo es incluir pantallas múltiples para que puedan ver y comunicarse sin crear disrupción en el flujo de interacción.
2. Crear zonas que permitan a las personas moverse fluidamente entre el grupo de trabajo, sin perder privacidad. Asimismo, procura que estén bien iluminadas y que no se encuentren junto a áreas concurridas donde haya mucho ruido.
3. Habilitar las salas con todos los recursos tecnológicos básicos: monitores, pantallas interactivas, altavoces y conexión a Internet óptima.
4. Pensar en ambos lados de la experiencia. Si los colaboradores forman parte de la misma empresa, asegúrate de que cuentan con entornos equipados e igualmente funcionales.
5. Planear tomando en cuenta varios tamaños y tipos de equipos, desde interacciones uno a uno, hasta grupos completos. Distribuye las mayores opciones posibles, como pequeñas cabinas a unos pasos de los lugares de trabajo, soluciones móviles y salas de videoconferencia.
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