Según un reciente estudio elaborado por Harvard Business School, el 45% de los trabajadores afirma que, en el último año, su tareas laborales han aumentado, entre otras cosas debido a las nuevas tecnologías que permiten trabajar en remoto, repartir el trabajo o crear nuevos canales de comunicaciones. Sin embargo, lejos de suponer una mejora en el rendimiento de las compañías, que un trabajador esté expuesto a la conocida multitarea puede suponer una reducción de hasta el 40% de su productividad.
Toda persona que haya alcanzado el éxito sabe que es imposible abarcar todas nuestras actividades y, sobre todo, hacerlas bien. Debemos aprender a priorizar las actividades que son más importantes para nuestro puesto y organización, y el resto del tiempo dejarlo para aquellas que tienen una importancia menor.
1) Dedicar 10 minutos diarios a la planificación. Con este pequeño ejercicio podemos evitar que el tsunami de tareas diarias nos desborde. Lo más recomendable es, no solo hacer una planificación diaria, sino también semanal y mensual. En este sentido, nos puede resultar de gran ayuda contar con una agenda.
2) Definir objetivos diarios. Para conseguir una sensación de control y autoconfianza, es importante determinar un par de objetivos al día que sean poco ambiciosos y concretos, que podamos cumplir. Estos objetivos tiene que ir alineados con nuestros objetivos a largo plazo. El observar que día a día vamos cumpliendo con lo establecido generará una gran motivación.
3) Aprender a decir no. En muchas ocasiones, ya sea por cultura o por miedo, tendemos a no establecer límites a aquellos jefes o compañeros que irrumpen en nuestro trabajo con otras tareas de menor importancia, a las que establecen una fecha de entrega inmediata. Tenemos que aprender a marcar unos límites razonables y entender que, por hacerlo, no va a ocurrir nada malo, sino que las personas que trabajan con nosotros comenzarán a conocer nuestros límites y a valorarnos y respetarnos más.
4) Dedicar un 30% a tareas importantes y no urgentes. Por lo general, se suele dedicar un mayor porcentaje de tiempo a aquellas tareas urgentes que tienen un deadline marcado. Una de las principales claves para obtener una mayor eficiencia es dedicar tiempo a aquellas tareas importantes y no urgentes, que son las que van a contribuir a alcanzar nuestros objetivos a largo plazo, y que nadie nos va a presionar por ejecutarlas. Si no lo hacemos, con el tiempo se pueden volver urgentes y ya sea demasiado tarde.
5) No posponer las tareas difíciles. Es muy común que tendamos a retrasar aquellas actividades que tienen una mayor complejidad o que nos exigen un esfuerzo extra. Si por el contrario, abordamos estas tareas en corto periodo de tiempo, evitarán que suframos de estrés y ansiedad al estar continuamente recordando estas tareas.
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