En el mundo laboral, siempre que se anuncian grandes cambios, surge una instancia previa al cambio en sí: La antesala del cambio.
Se trata de una etapa incómoda, que genera estrés, frustración y discordia. Muchas veces, a causa de estos cambios estructurales cuasi sísmicos, las organizaciones quedan estancadas en “la antesala al cambio” durante meses, e incluso años.
Sin embargo, hay empresas que han demostrado una gran capacidad para afrontar la incertidumbre del cambio, atacándola de raíz. ¿Cómo? Mediante un manejo efectivo y veraz de la comunicación. Compartir la información con los empleados de forma clara y organizada, puede evitar la ansiedad y la preocupación infundada.
Se trate de grandes corporaciones o de pequeñas empresas, por muy capacitado que esté el Departamento de Recursos Humanos, no siempre tiene todas las respuestas. Muchas veces, deben improvisar y adaptarse ante la inercia del propio cambio. En tales circunstancias, la medida conveniente siempre es compartir la (aunque sea escasa) información disponible, admitir aquello que se desconoce y publicar lo que ocurre en el momento que ocurre, para evitar especulaciones. Implementar este tipo de estrategia afecta desde los empleados, hasta sus líderes, quienes se muestran vulnerables por “desconocer la profundidad del impacto que el cambio puede traer”.
Para afrontar este tipo de desafíos, algunas empresas contratan programas de entrenamiento de la resiliencia para ayudar a conducirse y sobrellevar el cambio inminente. El programa se centra en la adopción de actitudes mentales positivas, la búsqueda de soluciones pragmáticas y cómo aprovechar las relaciones existentes para generar una red de apoyo. Esto, acompañado de un seguimiento hacia los líderes para que integren lo aprendido y lo apliquen a la hora de reformar las relaciones con sus empleados, ayuda a que puedan ser verdaderos conductores del cambio y generadores de resultados en períodos de incertidumbre.
Para cerciorarse de que estén todos en la misma página, se debe dar una segunda instancia de entrenamiento sobre Resiliencia para los empleados, de modo que les ayude a comprender la naturaleza del cambio inminente a través de talleres, Webinars y cursos de e-Learning.
El factor común a estos programas de apoyo es simple pero crítico: La vida está llena de esperas forzosas a los cambios. Sea que esperemos un nacimiento, el resultado de un examen o la admisión a una universidad, el desafío no es eliminar el cambio, sino convertirlo en algo ventajoso. La clave para convencer a los empleados sobre la importancia de adoptar el cambio, es la apertura y la transparencia.
A modo de ejemplo, citaremos el caso de una empresa multinacional en la que, el poder de la información quedó demostrado en forma dramática. Con sedes en varios países, esta compañía enfrentó cambios profundos a causa de la volatilidad de las economías y los rumores de reestructuración empresarial. “Intentamos enfocar a nuestro personal en brindar el mejor servicio posible hacia nuestros clientes”, dijo su vocero y agregó: “Se trata de cumplir con lo prometido. Si podemos lograr que la gente se concentre en el aquí y ahora, evitando el ´Y si…´, podremos superarlo”. Para alcanzar esta meta, la empresa se comprometió a dar a sus empleados la mayor cantidad de información disponible; incluyendo la creación de un website, boletines y folletos informativos respondiendo las preguntas más frecuentes. La página web cobró importancia porque permitió cortar con la especulación de raíz, a diferencia de otros medios.
La empresa también centró su esfuerzo en incrementar la capacidad de sus líderes entrenándolos en la resiliencia y ser verdaderos conductores del cambio. El programa incluye sesiones de seguimiento (de entre 30 y 60 días posteriores) para asegurarse de que las herramientas y conocimientos adquiridos no sólo tuvieran aplicación cotidiana, sino que fueran retrasmitidos entre líderes y empleados.
Hasta la fecha , más de 1.500 gerentes de nivel medio han pasado por la formación dirigida específicamente a mitigar la ansiedad de los empleados en la primera línea . La respuesta a este tipo de formación fue sorprendentemente positiva, con un 94% de los participantes indicando que les resultó de gran impacto y ayuda emocional. Lo que a su vez, se tradujo en una fuerza de trabajo enfocada en sus labores diarias y no en la incertidumbre de un cambio que no se materializó.
“A la gente le preocupa conservar su trabajo, saber si va a tener empleo y cómo van a proveer para sus familias”, expresó un vocero. “Debemos brindarles información certera y herramientas para afrontar esa inquietud. Pero, por sobre todo, debemos demostrarles que los comprendemos y entendemos su preocupación por el futuro”.
Los gerentes de negocios y los directivos de RRHH deben asegurase de que, dentro del plan de su estrategia de comunicación se hable de la antesala del cambio y no sólo de los resultados esperados. Si uno se fija en el producto terminado e ignora las instancias previas, puede generarse ansiedad y estrés dentro del grupo de empleados y, producirse así, una disminución en la productividad.
Debe implementarse una línea de tiempo para el cambio, con instancias y objetivos claros y visibles para que todos los empleados sepan qué esperar y cómo serán afectados. Los gerentes deben ocuparse de bajarle el tono a los rumores (o de ser posible, eliminarlos de raíz). Deben manejarse con tacto y cautela. Harto mejor si los líderes tienen conocimientos para responder a las inquietudes de sus empleados y capacidad para calmar su ansiedad.
El cambio y su antesala pueden ser desafíos complejos. Sin embargo, es menos desalentador si existe una comunicación abierta y atractiva para convertirlo en algo ventajoso.
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