Existen dos tipos de reuniones según su recurrencia: Reuniones de ritmo (recurrentes) y reuniones Ad-hoc (no recurrentes). Las reuniones Ad-hoc se convocan de manera puntual para resolver un determinado tema, mientras que las reuniones de ritmo se celebran de manera recurrente con una periodicidad establecida (reuniones semanales, reuniones diarias, reuniones anuales).
Es recomendable hacer más reuniones de ritmo y menos ad-hoc. ¿Por qué? Porque las reuniones de ritmo tienen muchas ventajas, estas son algunas de ellas:
No se pierde tiempo convocándolas (como se celebran de manera recurrente siempre el mismo día y a la misma hora, sólo se tienen que convocar una vez. Por ejemplo todos los lunes a las 9.00 reunión semanal). Esto también soluciona muchos problemas de agenda ya que los participantes siempre se reservarán ese hueco de su jornada laboral para dichas reuniones.
Se identifican los problemas antes de que surjan. Normalmente las reuniones Ad-hoc solucionan problemas o incidencias una vez que estos ya han hecho saltar las alarmas. En cambio, con las reuniones de ritmo, la periodicidad ayuda a que exista una anticipación en la identificación de dichos problemas.
Se ahorran muchas reuniones Ad-hoc: Al hacer reuniones recurrentes tratarás muchos temas que normalmente tratabas con las reuniones Ad-hoc. Estarás ahorrando tiempo en tu empresa.
Generan responsabilidad individual: El tener que “rendir cuentas” de manera periódica genera responsabilidad en los asistentes. Si en una reunión semanal dices que la semana que viene vas a estar trabajando en una nueva campaña, en la siguiente reunión semanal tendrás que dar cuenta de cómo va esa campaña.
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