El pensar que pasar más tiempo trabajando es la clave de la productividad es muy común, lo piensan incluso los lideres más talentosos. Y el tiempo es algo muy valioso, es posible buscar la forma de trabajar menos y más efectivamente.
El trabajar demasiado puede ser perjudicial, para la vida familiar, pero también para uno mismo, acumulando cansancio y estrés, buscando ser más eficaz y productivo se logra el efecto contrario, perdiendo tiempo preciado de nuestras vidas.
La conocido frase “trabajar mejor, no más” tiene una razón de ser, y es posible lograrlo. Cuando se trabaja con equipos de alto rendimiento, lo más recomendable es reunirse seguido y estar controlando regularmente cómo es que se está invirtiendo el tiempo y las habilidades, buscando maneras de maximizarlas entre todos para lograr los mejores resultados.
Aquí enumeramos varias herramientas para mejorar el rendimiento que han mostrado ser efectivas en varios equipos de trabajo:
- Evitar multitareas: algunos líderes piensan que pueden realizar varias tareas a la vez. Pero biológicamente esto es limitado, el cerebro sólo tiene una poca capacidad para tomar decisiones y hacer cosas en simultáneo. Por lo que busque el momento para cada cosa. Reserve un tiempo en su agenda para cada tarea.
- Planifique su semana: son muchos los líderes que disfrutan de la planificación. Agrupe tareas similares en mismos bloques de tiempo, y otorgue el tiempo suficiente a cada bloque para poder completar estas tareas. Y que las tareas sean específicas, en vez de anotar “pensar en el próximo producto”, usar algo más acotado como “hacer nuevo borrador de nuevo producto y lluvia de ideas”.
- Que esta planificación cuente: es un error común rellenar las mismas tareas en los mismos horarios, con lo que eventualmente se terminará ignorando la tarea. Se debe personalizar el calendario, lo mejor sería ponerse una hora al día para planear el próximo dia y personalizarlo.
- Deje tiempo libres entre reuniones: las reuniones son una parte muy importante de toda jornada laboral. Si tiene una reunión de 30 minutos, entienda que debe dejar 5 minutos para poder organizarse previo a la reunión y posterior. Si es de una hora, deje unos 10 minutos posteriores, para recomponerse, centrarse, hacerse una pausa, y luego entrar en la próxima tarea más enfocado y sin pendientes de las reuniones pasadas.
- Conozca sus ritmos: hay personas que se identifican como matutinas. Su comienzo a la mañana es intenso, con tareas que requieren un profundo análisis, o mucha comunicación. Las tardes, por otro lado, las dejan para el trabajo reactivo y administrativo. Pero no todos somos iguales. Uno debe conocer sus propios ritmos, y adaptar sus tareas en base a esto.
- Abordar una sola vez los temas: si una situación no se puede abordar en el momento, no debería perder tiempo pensando en esa situación. Busque enfocarse en el tema cuando pueda resolverlo, o por lo menos, que pueda buscarle la manera de resolverlo y establecer los pasos a seguir.
- Motive a su gente: mucha gente busca la ayuda de los líderes, con lo que estos caen en una alta demanda. Pero en la realidad, a veces no es necesario responder a todas las solicitudes que recibe. Los empleados tienen la capacidad de resolver por su cuenta algunas situaciones. Aproveche esto y verá cómo su tiempo se libera. Además, en el largo plazo, va a crear más solucionadores de problemas. Los empleados serán más independientes, y se irán creando futuros líderes.
Nunca se tiene suficiente tiempo. Y sólo hay una pocas decisiones que se alcanzan a tomar en un día antes de ver un declive en el rendimiento. Aquellos con alto rendimiento lo suelen lograr y alcanzar al momento de comprender cómo se debe priorizar las cosas en los momentos adecuados y las cosas adecuadas. Entienden que trabajar más no es siempre la respuesta correcta.
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