¿QUÉ DICE SU CORREO ELECTRÓNICO DE USTED COMO DIRECTIVO?

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Los mensajes de correo electrónico de los altos directivos se caracterizan por un nivel de formalidad, tono y ausencia de detalles que es menos habitual en los mensajes de mandos intermedios y de rangos jerárquicos inferiores, comenta. Los mensajes con citas fáciles, iconos con caras sonrientes y chistes abundan más en ámbitos directivos de menor responsabilidad, donde la correspondencia se centra más en tareas específicas y los interlocutores se permiten ciertos desahogos.

David A. Owens, profesor de administración de Owen School of Management de la Universidad de Vanderbilt. afirma que es una ventana que permite ver la posición que ocupa en el lugar de trabajo, sus hábitos, su nivel de estrés y hasta incluso su personalidad,

El correo electrónico constituye hoy un canal de comunicación sumamente valioso para los directivos, pero podemos caer en el abuso si lo tomamos demasiado a la ligera o lo utilizamos en exceso. A continuación se ofrecen cinco sugerencias básicas para un mejor uso y administración del correo electrónico.

1. Utilice el correo electrónico como un canal de comunicación, pero no como el único. Es rápido y sencillo. Puede servir para llevar un registro de las conversaciones. Permite enviar mensajes de gran efecto a cualquier parte del mundo con un solo clic. Pero también induce a algunos jefes a pensar que pueden dirigir a grandes grupos de personas mediante el simple envío periódico de mensajes grupales, señala Owens. Utilice el correo electrónico con criterio, pero no pretenda dirigir su compañía por ese medio. No conseguirá comunicarse con todas las personas con las que necesita hacerlo y no hará notar su presencia.

2. Sea breve y afable y evite que las conversaciones se prolonguen demasiado. Debe tener en cuenta que muchos de los mensajes que ocupan más de una pantalla no son leídos inmediatamente, sino que quedan relegados hasta el final de la jornada o hasta la mañana siguiente. Sepa también cuándo es el momento de soltar el mouse e ir a hablar con alguien o descolgar el auricular del teléfono. Existe un punto en el que el correo puede convertirse en una pérdida de tiempo.

3. Envíe mensajes detallados y comprensibles. Exprese lo que realmente desea que se haga. Empiece por la línea del asunto: debe ser clara y convincente (y no tenga reparos en modificarla cuando cambie el tema de la conversación). Asegúrese de quién tiene que figurar realmente en las líneas de destinatarios y de copia. Especifique claramente las prioridades y las acciones que deben llevarse a cabo. Enúncielas detalladamente en forma de listas o con viñetas. Incluya un botón de respuesta o algún otro mecanismo si necesita constancia de que todos los destinatarios han leído y comprendido el mensaje.

4. Invite a los destinatarios a que respondan con preguntas. Es una forma de mantener abierta la puerta de su despacho.

5. Si tiene que expresar su enojo, aguarde a las reuniones cara a cara. Los mensajes incendiarios, muy críticos o envenenados pueden volverse en su contra. Dado que el destinatario no puede ver la expresión de la cara ni los gestos del remitente, los mensajes concisos pueden interpretarse como muestras de aspereza. Controlará mucho mejor el mensaje y el efecto que tiene en el interlocutor si lo comunica en persona o por teléfono.

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