Las reuniones laborales son parte fundamental de cualquier empresa pues se configuran como espacios de comunicación y coordinación para el buen desempeño de los colaboradores. Sin embargo, una mala reunión puede convertirse en un ejercicio perjudicial para la productividad del equipo.
Primero vamos a enfocarnos en la educación «el 95% de los ejecutivos comentan que hacen uso de su celular durante reuniones, y a veces hasta contestan llamadas durante la cita. Además de falta de foco, es una actitud de falta de respeto con los colegas que están dedicando su tiempo para estar alineados con el motivo de la reunión», esta es una realidad que impide la comunicación. En la actualidad hay restaurants cuyo acceso requiere dejar los celulares apagados en el recinto, aunque sea discutible es una opción.
Empezar puntual, aunque no hayan llegado todos los invitados. No esperes a los que llegan tarde y empieza la reunión en la hora programada. Así darás un mensaje importante sobre la puntualidad. Puedes probar una opción más severa denegando la entrada a quienes lleguen 10 minutos después del inicio de la reunión, así lo pensarán dos veces antes de llegar tarde.
Y después tres simples reglas:
1) Organizar las reuniones al inicio de la jornada laboral, suelen ser más efectivas, Reúnete al inicio del horario laboral, e incluso piensa en hacerlas antes de que comience la jornada para contar con la inspiración de sus colaboradores y recolectar buenas ideas.
2) Diferenciar las reuniones de acuerdo a los objetivos, Los equipos exitosos tienen diferentes reuniones de acuerdo a los objetivos. No mezcle los aspectos administrativos (qué reuniones de grandes clientes tiene esta semana) con los tácticos (cómo va a implementar el nuevo plan de ventas) con los estratégicos (qué implica exactamente el nuevo plan). La mayoría de las personas no son tan hábiles para pasar, rápidamente, de un tipo de información a otro.
3. Recapitular, Dedica los últimos 5 a 10 minutos de la reunión a recapitular las decisiones tomadas y acciones por ejecutar, así como la información a comunicar a su equipo directo sobre lo que se discutió. El final es tan importante como el comienzo. No permitas que la gente salga con un desacuerdo silencioso; si el líder no tiene claro el compromiso de alguien, pregúntalo. Es importante que todos estén en sintonía sobre lo que quieren y lo que ganan con la reunión. La comunicación puede que no se dé estrictamente en el momento, y eso está bien, siempre y cuando todos encuentren información dentro del mismo marco de tiempo.
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