En oficinas de todo el mundo algunos equipos sufren de “reunionitis”, o de un exceso de encuentros de trabajo que no generan en una mayor productividad para la compañía. En estos casos los equipos dejan de encontrarles sentido y pasan a considerarlas una pérdida de tiempo, un factor de frustración laboral. Aquí brindamos 9 tips para sacarles el mayor provecho.
1. Identificar dos o tres objetivos principales. ¿Qué es aquello que queremos lograr en este encuentro?
2. Establecer y compartir la agenda con anticipación.
3. Definir y respetar los tiempos para cada tema. Obviar comentarios y personas fuera de agenda. Además de cuestionar cuál es el tiempo asignado para cada objetivo, determinar quién controlará el tiempo.
4. Explicar con claridad cuál es la contribución esperada de cada participante.
5. Convocar un máximo de 8 personas, promueve una mejor participación. Para ello, preguntarse quiénes podrán marcar una diferencia contributiva en la reunión.
6. El tiempo no es el real problema. Se debe administrar la energía. ¿Qué se hará para mantener el foco en los objetivos?
7. Evitar distracciones con el celular. Los “smartphones” son reconocidos como distractor y una falta de respeto. Una buena idea para evitar que se conviertan en un inconveniente es poner los celulares en una caja antes de empezar el encuentro.
8. Asignar cada tarea a una persona directamente responsable genera compromiso público.
9. Al final, dedicar al menos 5 minutos antes de concluir para articular lo valioso. ¿Cuáles son los principales acuerdos y aprendizajes de la reunión?
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