«Una videoconferencia es una comunicación que se establece a través de una red de telecomunicaciones y que implica la transmisión de sonido e imagen. Es decir: dos personas que mantienen una videoconferencia pueden escucharse y mirarse mutuamente a través de una pantalla»
La comunicación es vital en la empresa y la videoconferencia es una herramienta que permite un contacto -a distancia- más fluído que el telefónico al agregarse la imagen. Aportamos ciertas sugerencias para su uso:
Revise que la tecnología usada sea la adecuada permitiendo que la videoconferencia se realice de la mejor forma posible, con calidad y agilidad.
Contar con una buena infraestructura como por ejemplo despliegue CLOUD o híbrido (infraestructura en Internet y en la Intranet), para poder utilizar eficientemente el ancho de banda. Además, debe existir compatibilidad con otras plataformas digitales para ampliar las posibilidades de difusión, por ejemplo, integración con plataformas de Streaming
Compruebe que pueda acceder desde cualquier tipo de dispositivo: Desktop, móviles, tabletas, entre otros.
Es importante que, a la hora de utilizar este servicio, además de utilizar la voz como medio de comunicación, también le saque todo el potencial a la parte visual, por ejemplo, compartir documentos, vídeos o gráficos para hacer la comunicación más interesante y sacarle el máximo provecho.
Es fundamental mantener una comunicación fluida y participativa. Una de las ventajas de la videoconferencia es que no solo los participantes pueden ver al que está manejando la reunión, sino que el organizador puede observar toda su audiencia, su comportamiento y actitudes, lo que al final le dará una idea sobre cómo está llegando su mensaje a los destinatarios.
Verifique el nivel de atención y concentración de la audiencia. Al estar interconectados varios grupos de personas en distintos lugares, es muy probable que se produzcan conversaciones y distracciones entre los miembros de algún equipo. Es vital evitar este comportamiento para que lo que se está conversando o comunicando llegue a los destinatarios de la mejor forma posible.
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