Las reuniones laborales son una pieza fundamental para el desarrollo y comunicación de una empresa, Aunque en muchas compañías agendan más meetings de las que realmente necesitan -con la pérdida de tiempo que ello supone-, es cierto que la solución no pasa tan sólo por tratar de reducir el número de éstas por semana, sino lograr que sean más productivas.
Empresas como Google, Amazon y Apple han elaborado una impronta en cada una de ellas con la meta de su eficacia y eficiencia:
En el 2011, Larry Page se convirtió en CEO de Google por segunda vez. Lo primero que hizo al llegar al cargo fue enviar un correo a toda la empresa explicando cómo planeaba tener juntas más efectivas. Una de sus reglas clave fue asignar a un tomador de decisiones.
Esta persona sería responsable de dirigir toda la junta y llegar así a una conclusión. Y si la reunión no requiere de una decisión, entonces no había necesidad de hacerla.
Amazon
El CEO y fundador de Amazon, Jeff Bezos, tiene una de las prácticas más famosas en cuanto a las reuniones se refiere: la regla de las dos pizzas. Esto quiere decir que las reuniones deben ser lo suficientemente pequeñas como para alimentar a los invitados con dos pizzas, y si éstas no alcanzan, es porque hay demasiadas personas. Esto garantiza una colaboración fácil y un pensamiento grupal más dinámico.
Además, Amazon comienza las reuniones del personal con 30 minutos de lectura silenciosa. Ésta se basa en una nota de seis páginas que es tan exhaustiva que la mayoría de los empleados no necesitan hacer preguntas después, reduciendo el tiempo de las juntas y obligando a los presentadores a profundizar más en los datos.
Apple
El autor de la biografía de Steve Jobs, Walter Isaacson, escribió que “Jobs odiaba las presentaciones formales, pero le encantaban las reuniones cara a cara.” Todos los miércoles tenía una reunión sin agenda con su equipo de marketing y publicidad, pero Steve prohibió las diapositivas para que su equipo debatiera apasionadamente y pensara críticamente, todo sin apoyarse en la tecnología.
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