«Las reuniones de trabajo sirven para comunicar resultados, debatir ideas y concretar planes. Sin embargo, y a pesar de la importancia de las juntas, el 75% de las personas piensan que las juntas representan una pérdida de tiempo, de acuerdo a una encuesta global realizada por el Instituto Francés de Opinión Pública.»
¿Quién debería asistir?, este es el eje para su éxito.
Uno de los grandes problemas de las reuniones, la mayoría de las veces, es la cantidad de asistentes. A medida que los equipos aumentan, un equipo puede crecer de 3 a 10 personas en el transcurso de un año, pero la mayoría de las reuniones no son efectivas con 10 personas en la sala. Para definir a los asistentes, debes decidir, consultar e informar.
Decidir: Los tomadores de decisiones son personas que pueden tomar recursos y tiempo. Además, ellos deciden qué se hace y por qué. Tener a todos los tomadores de decisiones en la sala al mismo tiempo es clave, por lo que si hay desacuerdo, pueden solucionarlo en ese momento hasta que haya una solución, o pueden acordar los próximos pasos. Al mismo tiempo, se lo pueden comunicar a su equipo.
Consultar: Si el equipo es grande, las opiniones de las diferentes personas tienen que ser escuchadas en diferentes momentos del proceso. Y, dependiendo del tipo de junta, puedes necesitar la ayuda de un consultor o un experto en el tema, ya que su opinión es valiosa. Por ejemplo, si la junta se trata sobre mejorar las ventas, tanto el equipo de ventas, como el de marketing, son indispensables.
Informar: A veces no estamos allí para ofrecer nuestra opinión o para tomar decisiones. A veces es necesario informarle a una pieza clave del equipo, esto es necesario para no entorpecer los procesos y que el equipo esté enterado de los cambios.
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