La determinación de necesidades de capacitación es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan.

Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitación son:

Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y equipos
Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal, ausentismo, desperdicio
Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento
Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilización de máquinas y equipo
La capacitación que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitación reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes

Las características del diagnóstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependerán sustancialmente de la veracidad de la información.

Factores que provocan necesidades de capacitación
Expansión de la empresa o ingreso de nuevo empleados
Trabajadores transferidos o ascendidos
Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo
Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa
Producción y comercialización de nuevos productos o servicios
Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de capacitación, a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecerán a la organización.

Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situación que la genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

Localización de necesidades reales a satisfacer
Determinación de perfiles depuesto y/o actualización de los mismos
Identificación clara del universo a capacitar, número de trabajadores, áreas y puestos
Definición de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar
Estructuración de un programa de trabajo con tareas definida
Determinación de los recursos que serán necesarios para la realización de las acciones que se programen

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