Mark Cuban es un famoso empresario, dueño de los Dallas Mavericks de básquet, y recibe por día entre 750 y 1000 mensajes electrónicos. Con el tiempo elaboró un método que él asegura lo ayudó a atender todos y cada uno de ellos de una forma eficaz.
Antes de abordar el tema de cómo dominar su casilla de correo electrónico de manera eficaz, hablemos del hombre. Mark Cuban es un empresario enormemente famoso de 64 años, multimillonario, que ha participado en el reconocido programa estadounidense Shark Tank EEUU, y también es dueño del equipo de NBA los Dallas Mavericks.
Pero además de esto, Mark Cuban es propietario de 2929 Entertainment, una empresa de entreteniemiento y cine, y de Cost Plus Drug Company, una compañía que ofrece al público medicamentos a precios accesibles a través de un método que él mismo ha orquestado. Este consiste en adquirir grandes cantidades de medicamentos con alta demanda y venderlos con una ganancia del 15%, lo que significa un valor muy por debajo de los competidores. Su compromiso es trasladar las rebajas que su empresa consiga a los precios finales. Además de todo esto, tambien ha escrito un libro llamado “Cómo ganar en el deporte de los negocios”, un libro donde describe sus vivencias en el deporte y los negocios.
El empresario se muestra como un hombre accesible, para lo cual ofrece direcciones de correo electrónico a las cuales sus colegas empresarios pueden consultarle, formularle propuestas o pedirle consejo. Esto se traduce a bandejas de entrada con cientos de mensajes, que él mismo calcula entre 750 y 1000 sólo de emprendedores. A estos se les debe sumar los de sus colaboradores y demás.
Cuban asegura que analiza todos los correos que recibe, lo que en ocasiones no le toma más de 2 segundos. Entiende que muchas personas se esfuerzan por escribir mensajes elaborados que logren llamar su atención, por lo que él desarrolló un método que le permite clasificar y efectivizar sus correos.
Procesar por día más de 1000 correos de manera eficaz.
1- Eliminar
“Eliminar, eliminar y eliminar”, su principal herramienta para controlar su bandeja de entrada. Cuban calcula que le toma unos dos segundos el tomar la decisión de si un correo debe ser eliminado o respondido, de manera eficaz.
A su vez, también se puede utilizar la herramienta archivar para aquellos mails que no queramos eliminar y perder para siempre, y decidir después si se debe eliminar o no, revisarlos con tiempo y no apresurar una decisión.
Esta es un herramienta de suma importancia para alcanzar Inbox Zero, la técnica de administración de correo que el empresario recomienda como la más eficaz.
2. Delegar
Mark Cuban comenta que cuando un correo logra llamar su atencion, de inmediato envía una respuesta con preguntas. Si le devuelven el correo con las respuestas que él considera suficientes, el lo considera como algo con alto potencial.
Ahí, deriva el correo a su equipo, y delega la conversación a otra persona. Cuban ha logrado armar un equipo de expertos con diferentes tipos de conocimientos y experiencias, y les pide a ellos que cubran y profundicen sobre el tema que sabe que ellos comprenden más que él mismo.
3- Filtrar
Esta estrategia funciona para recibir menor cantidad de correos. Es una herramienta que le sirve para no recibir muchos correos de la misma fuente, con la ayuda de los filtros de Gmail.
La mayoría de los servicios de correo electrónico ofrecen esta funcion de filtrado. También pueden clasificar los mensajes recibidos en distintas categorías, como pueden ser “social”, “actualizaciones” o “promociones”. Esta es una manera de enfocarse en los correos más relevantes de forma inmediata y dejar para luego los de menor importancia.
Incluso existe la opción de crear filtros personalizados, que permite eliminar correos electrónicos con ciertas palabras clave de su bandeja de entrada. Por ejemplo, se puede filtrar las palabras “cancelar suscripción” para que aquellos correos que contengan publicidad vayan a otra carpeta, la cual se puede revisar más esporádicamente.
En conclusión, al lograr aplicar estos consejos y controlar los correos electrónicos que recibimos día a día, también podremos sacarle un mayor provecho a nuestro día de trabajo.
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